“…. cuando las obligaciones contractuales han sido ejecutadas y recibidas a satisfacción y no se evidencian incumplimientos atribuibles al contratista, la entidad estatal deberá analizar las circunstancias particulares del caso, la existencia de obligaciones pendientes, los riesgos subsistentes y los efectos que pueda generar la ausencia de cobertura, antes de adoptar la decisión correspondiente.
Lo anterior no significa que la falta de ampliación de la garantía resulte jurídicamente irrelevante, sino que su ocurrencia no aparece regulada, por sí sola, como un impedimento automático para adelantar el trámite de liquidación.”
“… la liquidación constituye el mecanismo de cierre de las relaciones jurídicas y económicas del contrato, sin que ello implique que las verificaciones técnicas, financieras y documentales necesarias para prepararla deban realizarse exclusivamente en el momento de suscribir el acta correspondiente. Por el contrario, la determinación de las cantidades de obra ejecutadas, la revisión de las cuentas pendientes, la verificación de los pagos realizados y la identificación de los saldos del anticipo son actuaciones que pueden servir de fundamento para la liquidación.”
En el caso de la liquidación de las órdenes de compra derivadas de un Acuerdo Marco de Precios (AMP) o Instrumento de Agregación de Demanda (IAD), la entidad compradora debe atenerse prioritariamente a lo establecido en las cláusulas y condiciones particulares del respectivo Acuerdo Marco de Precios y a los plazos fijados en la Orden de Compra generada a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. En subsidio o ante vacíos en el Instrumento de Agregación de Demanda, aplicarán las reglas generales de liquidación contractual y los términos consagrados en la Ley 1150 de 2007.
“… el artículo 2.2.1.2.3.1.12 del Decreto 1082 de 2015, señala expresamente que “[l]a garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato”. Sin embargo, es de menester aclara que, la anterior disposición no se refiere a la garantía única de cumplimiento en su totalidad, sino exclusivamente al amparo de cumplimiento, al que se viene haciendo referencia, lo cual explica que los artículos anteriores y subsiguientes establezcan términos diferentes para los demás amparos que conforman la garantía única de cumplimiento. Así, por ejemplo, el artículo 2.2.1.2.3.1.13 ibidem prescribe que la garantía de pago de salarios y prestaciones sociales debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años adicionales y, a su vez, el artículo 2.2.1.2.3.1.14 establece un término no inferior a cinco (5) años para la garantía de estabilidad de la obra.”
“… la autonomía jurídica del convenio interadministrativo y de los contratos derivados exige analizar separadamente su liquidación, sin desconocer las estipulaciones que puedan vincularlas ni las obligaciones y contingencias pendientes. La procedencia de liquidar el convenio antes de que se resuelvan todas las controversias relacionadas con los contratos derivados deberá establecerse a partir de las condiciones particulares del negocio, mientras que el tratamiento de las eventuales condenas deberá determinarse conforme al régimen presupuestal aplicable, incluido el alcance que corresponda atribuir al artículo 273 del Decreto Distrital 645 de 2025 respecto del caso concreto.”
“… la liquidación es necesaria cuando, al finalizar el contrato, existe duda sobre el cumplimiento de las prestaciones o cuando subsisten obligaciones pendientes a favor del contratista de prestación de servicios o de la entidad. Si las prestaciones se han cumplido cabalmente y existe absoluta claridad sobre lo ejecutado y pagado, la liquidación no es indispensable. Por ello, incluso en contratos de prestación de servicios profesionales, la entidad debe revisar si la existencia de saldos por liberar o ajustes económicos pendientes exige acudir a la liquidación para garantizar un cierre contractual adecuado y transparente.”
Cuando resulte aplicable el régimen general de garantías, el amparo de cumplimiento debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación, y el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 impone exigir la extensión o ampliación que corresponda para las obligaciones posteriores. Por ello, la entidad debe requerir esa ampliación cuando resulte legal y contractualmente procedente y documentar sus actuaciones, de modo que no es exacto afirmar, en abstracto, que la ampliación nunca constituye una exigencia legal. Ahora bien, su ausencia no suspende ni amplía los términos para liquidar o demandar, ni autoriza una espera indefinida: la liquidación debe reflejar el estado real de las obligaciones y coberturas, sin extender un paz y salvo a los asuntos pendientes que deban reservarse.
La Sala recuerda que la caducidad, en su dimensión bifronte, es un derecho de los sujetos procesales para acceder a la administración de justicia, pero también trae consigo un deber de hacerlo dentro de los plazos legales
“… el documento firmado por la interventoría y el contratista no constituye un acta bilateral de liquidación, pues fue suscrito por quien carecía de competencia interna y externa para representar a la entidad contratante, razón por la cual no puede tenerse por demostrado que el contrato fue bilateralmente liquidado ni que allí el municipio reconoció una obligación en favor del contratista”.
“… no significa que el mencionado documento carezca de valor probatorio”
“… posterior a los términos referenciados en el párrafo precedente sin que se hubiese liquidado el contrato, ésta no podrá adelantarse dado que los plazos referidos son perentorios. Esto significa que con su vencimiento fenece la oportunidad de efectuarla ante la pérdida de competencia de la entidad para realizar el balance final del acuerdo de voluntades pactado.”
