“… las Entidades Estatales, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.
La contratación a la que se refiere el artículo 53 de la Ley 2195 de 2024 es aquella realizada con cargo a recursos públicos, cuya información es la que debe publicarse en el SECOP, acorde con la interpretación sistemática que permite armonizar la referida norma con todo el contexto normativo que establece que en dicha plataforma se debe publicar sólo la información relativa a la actividad contractual financiada dineros públicos. En consideración a esto, resulta claro que la obligatoriedad de publicar la actividad contractual establecida en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, se refiere a la contratación financiada con recursos públicos, deviniendo en potestativa la publicación de la contratación desarrollada con otro tipo de recursos.
“… en concordancia con lo anterior, a la Circular 002 del 1 de junio de 2022, relacionada con la aplicación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, dictada por el Departamento Administrativo de la Presidencia, expresa que las entidades de régimen especial disponen de un plazo de tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del acto para realizar la publicación en el SECOP II. Esto, sin perjuicio de que dichas entidades utilicen la plataforma de manera transaccional, caso en el cual la publicación de los documentos deberá efectuarse en tiempo real, conforme al cronograma establecido para el respectivo proceso de selección.”
“… En virtud de lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014, el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, los denominados sujetos obligados se encuentran obligadas a publicar en el SECOP II los documentos de su actividad contractual cuya fuente de financiación sea con recursos públicos, sin perjuicio de estar sometidas a regímenes de derecho privado .”
“… El principio de máxima publicidad establece que “toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal”. El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley. Finalmente, el principio de buena fe hace referencia al deber de todo sujeto obligado de cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.”
“… no existe normatividad aplicable que obligue a las Entidades Estatales a hacer uso de la herramienta de solicitud de cotización en el SECOP II para realizar sus estudios del mercado, ya que debido a la autonomía administrativa de la que gozan, estas tienen la facultad de utilizar dichas herramientas legales que sirvan para salvaguardar sus procesos de contratación y los fines del estado.”
“… las entidades estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “los Documentos del Proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.”
“… aunque el SECOP II es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea los procedimientos de contratación y conformar expedientes electrónicos, no puede considerarse un gestor documental en sentido estricto, ni exime a las Entidades Estatales de sus responsabilidades legales en materia de archivo y conservación documental.”
Las Entidades Estatales que contratan con cargo a recursos públicos a todas las entidades del Estado deben de publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, lo anterior en razón a que, el SECOP es el medio de información oficial de toda la contratación realizada con cargo a recursos públicos y es el único punto de ingreso de información y de generación de reportes para las Entidades Estatales, los entes de control y la ciudadanía en general, el cual garantiza que se cumplan los principios de publicidad y transparencia en la gestión contractual.
“En cuanto al deber de publicidad en otras plataformas que no administra la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente, como es el caso de la Plataforma -SIA OBSERVA-, es necesario remitirse a la definición del Manual de Usuario – SIA Observa V 2.0 en el numeral 1.1.: “Es una herramienta informática en ambiente WEB diseñada para facilitar la rendición de cuenta en línea sobre la ejecución presupuestal y contractual que realizan las entidades públicas del país, la cual le permite a las Contralorías realizar control y seguimiento continuo en tiempo real sobre la ejecución de los dineros públicos de todas sus entidades vigiladas”.
