los documentos derivados de la ejecución contractual que deben ser publicados, la regla general es que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deben publicar en el SECOP los documentos y actuaciones producidos durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, en concordancia con los artículos 3 de la Ley 1150 de 2007 y 5 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Esta obligación comprende, entre otros, las actas de inicio, suspensión, reinicio, recibo parcial y final, mayores y menores cantidades de obra, informes de supervisión o interventoría, garantías y sus modificaciones, facturas y documentos relacionados con los pagos, modificaciones, adiciones, prórrogas, cesiones, actas de terminación y liquidación, así como los demás documentos expedidos durante la ejecución que permitan acreditar o conocer el desarrollo del contrato.
Debe precisarse, sin embargo, que la existencia de contratos sucesivos identificados mediante SECOP no permite por sí sola concluir que exista una irregularidad. La información obtenida debe ser contrastada con los estudios previos, la justificación de cada contratación, la naturaleza de las actividades, los plazos, las necesidades institucionales y las demás circunstancias particulares de cada proceso.
“… la condición de entidad sometida a un régimen especial no constituye una razón para exceptuar la aplicación del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. De acuerdo con el alcance atribuido por el Consejo de Estado al artículo 37 de la Ley 2056 de 2020, las excepciones a esta regla corresponden a los eventos en que la entidad ejecutora desarrolla directamente las actividades mediante el respectivo acto administrativo de ordenación del gasto y a los proyectos de ciencia, tecnología e innovación sometidos a las reglas especiales previstas para estos. En consecuencia, ni la naturaleza jurídica de la entidad ejecutora ni las particularidades del objeto del proyecto permiten establecer, por sí mismas, excepciones adicionales a la aplicación del EGCAP cuando se trate de contratar bienes, obras o servicios con cargo a recursos del Sistema General de Regalías.”
“… la cartelera institucional no puede considerarse un medio sustitutivo de la publicación electrónica exigida por la Ley 1712 de 2014. Si la institución educativa cuenta con una página web institucional, esta debe utilizarse para la publicidad de las contrataciones en curso, en los términos del artículo 10 de dicha ley, sin perjuicio de las demás obligaciones de publicación que resulten aplicables. La cartelera física puede constituir un mecanismo adicional de divulgación, pero no desplaza el deber de publicidad electrónica.”
El plazo de tres (3) días corre desde la expedición del documento. Conforme a la Circular Externa Única, en el SECOP II la regla de los tres días se aplica a los documentos que no se generan en línea, contados desde su expedición. Cuando la modificación se suscribe por fuera de la plataforma, el término corre desde su suscripción. Ello impone a la entidad iniciar el trámite con la oportunidad necesaria para cumplirlo. Cuando la modificación se tramita íntegramente en línea, trámite y publicidad son concomitantes y el problema no llega a presentarse.
“Expedido el pliego definitivo, la modificación del cronograma requiere adenda. Esta Subdirección ha distinguido dos tipos de adendas: las referidas a las condiciones técnicas, jurídicas y económicas del pliego, que solo proceden hasta antes del vencimiento del plazo para recibir ofertas, y las del cronograma, que también pueden expedirse luego del cierre y antes de la adjudicación, caso en el cual «solo se permite modificar los plazos de las etapas siguientes» y no los de etapas ya vencidas. La publicación de las adendas antes del cierre de las ofertas debe hacerse con tres (3) días hábiles de anticipación en la licitación pública y con un (1) día hábil en las demás modalidades, y toda adenda debe contener la justificación clara de la modificación.
Así las cosas, es importante hacer claridad máxima sobre este apartado, que conforme a la doctrina sostenida por esta Agencia, se concluye d ela siguiente manera: (…)”
“… cuando el pequeño productor sea una persona natural que actúa de manera individual, no le resulta exigible la inscripción en el RUES para efectos de su registro, en tanto dicho instrumento registral está reservado a los comerciantes y a las personas jurídicas sometidas a dicho régimen. Adicionalmente, debe precisarse que, para efectos de acreditar la calidad de pequeño productor, el parágrafo 2 del artículo 2.20.1.2.1 del Decreto 1071 de 2015 remite al medio de prueba establecido en el artículo 2.1.2.2.8 ibídem, y no al RUES; mientras que, para acreditar la condición de “Proveedor Directo” en el esquema de puntajes adicionales (literal b del artículo 2.20.1.2.1), la acreditación se surte mediante el RUT en el que conste el registro de actividades de la Sección A (agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca) de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU), esto es, mediante un instrumento distinto al RUES.”
“… debe diferenciarse entre la irregularidad derivada de no publicar el documento y la validez jurídica del contenido del documento. Que un acta de mayores y menores cantidades de obra no haya sido publicada oportunamente en el SECOP no significa, por sí solo, que las mayores o menores cantidades sean jurídicamente inexistentes o que el contrato sea nulo. Sin embargo, la omisión sí constituye un incumplimiento del deber de publicidad, puede afectar la trazabilidad y transparencia de la ejecución y puede adquirir especial relevancia en una eventual controversia contractual o actuación de control.”
La respuesta aquí expuesta no desconoce esa línea, sino que la aplica a un supuesto distinto: el de una entidad excluida del Estatuto General, cuyo contrato se rige íntegramente por el derecho privado y respecto de la cual el parágrafo 1 del artículo 829 del Código de Comercio opera de manera directa y no mediada. Debe añadirse que los propios Conceptos C-156 y C-404 subrayan que, para determinar el plazo de ejecución, resultan determinantes la voluntad de las partes y las estipulaciones fijadas en los documentos del proceso y en el contrato. De ahí que la diferencia sea, en la práctica, marginal: basta con que se estipule expresamente si los días son hábiles o calendario para que la discusión desaparezca. Esa estipulación es, precisamente, lo que esta Agencia recomienda.
Sobre el segundo interrogante, El SECOP II no modifica las normas sustanciales de cómputo. Su incidencia es operativa: por tratarse de una plataforma transaccional, la entidad debe convertir el plazo en una fecha y una hora concretas del cronograma, y la plataforma habilita o deshabilita las actuaciones con base en ellas. De ese modo, la definición que el ordenamiento exige adoptar debe producirse antes de la publicación del procedimiento y no después.
La postura actualmente sostenida por esta Subdirección en relación con la posibilidad de emplear un mismo usuario o cuenta del SECOP II para participar en varios procesos de contratación pública, es la desarrollada en el concepto C-938 de 2025 y reiterada posteriormente en los conceptos C-1139 y C-1188 de 2025, en los que se concluyó que los proponentes plurales pueden utilizar una misma cuenta y usuario en el SECOP II para participar en diferentes procesos de contratación.
