“… el artículo 260 de la Comunidad Andina de Naciones, establece que para la configuración del secreto empresaria, deben cumplir con tres condiciones: i) Secreta, que significa que no es de conocimiento público ni fácilmente accesible para quienes normalmente manejan información en ese sector; ii) Valor comercial, que implica que su carácter de secreto le otorga la ventaja competitiva o económica; iii) protección razonable: en el sentido de que el titular ha tomado medidas para mantenerla e confidencialidad – clausulas de confidencialidad, accedo restringido, protocolos de seguridad, entre otros-.”
La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. [Énfasis fuera de texto]. Sin embargo, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.
Conforme a la interpretación general de las normas del sistema de compras públicas, a las entidades mencionadas en el artículo 2.1 de la Ley 80 de 1993, incluidos los municipios, el principio de publicidad les impone el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. El literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 dispone que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”.
Las consecuencias de no adelantar los procesos de contratación y cierre del mismo en la plataforma, estando obligado a ello, son en esencia disciplinarias para los funcionarios públicos obligados a ello por mandato legal, reglamentario y manual de funciones.
[…] El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y eventualmente se controlen. Por ello, en la contratación estatal, el SECOP funciona como un mecanismo que contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, encargándose de su difusión a través de canales electrónicos. Este deber de publicación busca materializar el Principio de Publicidad y Transparencia, asegurando que la información oficial esté disponible para el conocimiento de la ciudadanía y el control de las autoridades de manera oportuna. […]
En lo que corresponde a la Selección Abreviada por subasta inversa, el SECOP II permite a las Entidades Estatales hacer los eventos de subastas completamente en línea, para lo cual, la entidad deberá realizar todo el proceso de selección a través de la plataforma, lo que incluye la creación y publicación de los pliegos electrónicos en su fase borrador y definitiva; la recepción, y apertura de ofertas –sobre habilitante y técnico–; la publicación del informe de habilitación, posteriormente la apertura del sobre económico y en consecuencia la configuración técnica del evento de subasta inversa y su realización, a través de SECOP II.
“… el aviso de convocatoria en los procesos limitados a MiPymes constituye un documento integrante del proceso contractual y, por tanto, debe publicarse en el SECOP de manera suficiente, oportuna y accesible. Lo anterior implica que el aviso no solo cumple una función informativa inicial, sino que forma parte de los Documentos del Proceso y debe permanecer incorporado al expediente electrónico junto con las demás actuaciones surtidas durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual.”
“… a pesar del carácter transaccional, que permite que el trámite de gran parte de las actuaciones de la gestión contractual se realice en línea y de forma concomitante a su publicidad, las Entidades pueden crear documentos en medio físico o electrónico por fuera de la plataforma para, posteriormente, ser incorporados en el módulo dispuesto para el efecto”.
“… la interpretación conforme a la cual la sola constitución de la garantía sería suficiente, aun sin su entrega oportuna y cargue del documento digital en el SECOP II, no resulta compatible con el marco normativo vigente, pues desconoce el tenor literal de la disposición señalada y la intención del legislador.”
El derecho de acceso a la información pública o de interés público permite a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]”.
