La existencia y representación de las personas jurídicas se acreditan, por regla general, mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la autoridad competente. No obstante, cuando dicho certificado no contenga de manera expresa la información relativa a la fecha de constitución o duración de la entidad, esta podrá acreditarse mediante los documentos constitutivos debidamente registrados o mediante los actos de creación y demás certificaciones expedidas por las autoridades competentes, según la naturaleza jurídica de la entidad correspondiente.
En consecuencia, cuando la documentación allegada con la oferta no permite verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para la evaluación de la experiencia y la información necesaria solo se incorpora mediante un documento aportado con posterioridad al cierre del proceso, no se está ante una aclaración de la oferta, sino frente a la acreditación extemporánea de aspectos sustanciales, circunstancia que resulta incompatible con la prohibición de subsanar requisitos que inciden en la asignación de puntaje, prevista en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.
En síntesis y para un mejor entendimiento del significado de la expresión “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso” lleva necesariamente a distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban cumplidos al momento de presentar la oferta, o en palabras de la ley, que se acrediten hechos que ocurrieron después del cierre del proceso.
“… cuando la ficha técnica presentada con la oferta evidencia que el producto ofertado no cumple las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad Estatal y posteriormente el oferente aporta una ficha técnica distinta, la actuación no tiene por objeto complementar la prueba de una condición existente al momento del cierre, sino sustituir el bien originalmente ofertado por otro diferente.
En tal evento, la documentación aportada con posterioridad no constituye la acreditación de una situación técnica preexistente, sino la incorporación de una condición que no se encontraba cumplida en la oferta inicial. Por ello, la actuación excede los límites de la subsanación previstos en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, y en la doctrina de Colombia Compra Eficiente, en la medida en que implica la modificación de un elemento sustancial de la propuesta técnica.”
“… el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, modificado por la Ley 1882 de 2018, no puede interpretarse de manera aislada, sino en armonía con lo dispuesto en el citado numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, bajo el entendido de que la figura de la subsanación encuentra un límite claro en la prohibición de modificar el contenido sustancial de la oferta. De manera que no resulta admisible que, bajo el amparo de dicha figura, se permita a los oferentes completar, adicionar o mejorar la propuesta inicialmente presentada”.”
“desde la perspectiva del funcionamiento de la plataforma, el cargue del documento de constitución en la cuenta del proponente plural es obligatorio. Sin embargo, esta conclusión no significa que la ausencia de dicho documento en la oferta produzca, en todos los casos y de manera automática, el rechazo de la propuesta. Para establecer esta consecuencia debe determinarse si el consorcio o unión temporal se encontraba jurídicamente constituido al momento del cierre y si la omisión corresponde exclusivamente a la falta de acreditación documental de una situación preexistente.”
En todo caso, la omisión del contratista del deber de declarar la existencia o inexistencia de situaciones de control en las que participe no exime a la entidad estatal del cumplimiento de su deber de ejercer la potestad verificadora que le corresponde, especialmente en lo que respecta a la acreditación de la capacidad jurídica, la cual puede verse comprometida por la configuración de dichas situaciones. Así, la información relacionada con situaciones de control constituye un insumo fundamental para verificar la capacidad jurídica de los proponentes dentro del proceso de contratación.
“… de conformidad con lo señalado en el concepto C-997 del 14 de julio de 2026, la aplicación del artículo 9 ibidem no constituye una facultad para subsanar las ofertas. Mientras la subsanación permite al proponente corregir la falta de entrega o los defectos en la acreditación de los requisitos habilitante en las oportunidades previstas, la verificación que realiza la entidad directamente derivada de dicho artículo consiste únicamente en que la entidad consulte información que ya obra en sus archivos, sin incorporar nuevos elementos, modificar o mejorar el contenido de la oferta.”
“… los mismos Documentos Tipo señalan que, cuando el proponente deba subsanar la entrega del formato o de los documentos exigidos para acreditar la condición de emprendimiento o empresa de mujeres, dicha subsanación será válida únicamente para efectos del criterio diferencial relacionado con requisitos habilitantes, pero no será tenida en cuenta para la asignación del puntaje, razón por la cual el proponente obtendrá cero (0) puntos por este factor de evaluación.”
De esta manera, la interpretación sistemática del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por la Ley 1882 de 2018, conduce a concluir que la omisión inicial de declaración de bienes y rentas y de conflictos de interés no constituye, por regla general, una causal autónoma de rechazo, cuando dichos documentos son aportados dentro del término de subsanación y acreditan circunstancias preexistentes al cierre del proceso.
