“… sí es jurídicamente procedente realizar de manera extemporánea el cierre o finalización de un contrato y de su expediente contractual en SECOP II cuando, pese a encontrarse ejecutado y/o liquidado, dicha actuación no fue realizada oportunamente por razones administrativas, operativas o técnicas.
Lo anterior, por cuanto el cierre del expediente contractual constituye una actuación administrativa de carácter formal orientada a dejar constancia de la culminación del proceso contractual y garantizar la adecuada gestión documental, publicidad y trazabilidad de la actividad contractual. En consecuencia, la omisión de su realización en la oportunidad correspondiente no extingue la obligación legal de efectuarlo ni genera la pérdida de competencia de la entidad para adelantar dicha actuación con posterioridad.” En cuanto a la competencia para realizar el cierre, esta debe determinarse con base en la distribución interna de funciones de cada entidad, el manual de contratación y los actos de delegación vigentes. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en el funcionario a quien se haya delegado la gestión contractual, como el coordinador de contratación, supervisor del contrato o servidor público que tenga asignadas dichas funciones.
“desde la perspectiva del funcionamiento de la plataforma, el cargue del documento de constitución en la cuenta del proponente plural es obligatorio. Sin embargo, esta conclusión no significa que la ausencia de dicho documento en la oferta produzca, en todos los casos y de manera automática, el rechazo de la propuesta. Para establecer esta consecuencia debe determinarse si el consorcio o unión temporal se encontraba jurídicamente constituido al momento del cierre y si la omisión corresponde exclusivamente a la falta de acreditación documental de una situación preexistente.”
“… considerando que el RUP es el documento que constituye plena prueba de la experiencia adquirida por el proponente, es necesario que la experiencia de la sociedad absorbida quede incorporada en el RUP de la absorbente para que esta pueda acreditarla. Esto implica que la sociedad absorbente haya adelantado el respectivo trámite de actualización o renovación del RUP, en el marco del cual se haya consolidado la transferencia de experiencia. Para estos efectos, el proponente debe realizar el trámite pertinente ante la cámara de comercio con copia de los contratos o con certificados de los contratos celebrados con diferentes contratantes y los demás documentos requeridos por dicha entidad. Tales contratos deben codificarse con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel, como se explicó anteriormente.”
“… la entidad estatal carece de competencia para dirimir los desacuerdos de carácter técnico, jurídico o administrativo que surjan entre los integrantes de un consorcio o unión temporal durante la ejecución contractual, en tanto dichas controversias pertenecen al ámbito de la autonomía interna de sus miembros. No obstante, conserva la facultad de exigir el cumplimiento integral de las obligaciones contractuales, así como de exigir que se mantengan las condiciones que dieron lugar a que escogencia como contratista durante toda la vigencia de la relación contractual pudiendo adoptar las medidas contractuales necesarias ante el incumplimiento.”
“De esa manera, se concluye que se desconocieron las reglas de tramitación y celebración contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, pues se contrató de manera directa con una organización internacional, pese a que por expresa prohibición legal y jurisprudencial ello no era posible. Según se ha visto, para que el trámite pudiera considerarse ajustado a derecho, debieron observarse los lineamientos de la Ley 80 de 1993, estatuto que exige, como regla general, la realización de un proceso de licitación pública para la adjudicación de contratos estatales.”
La sentencia concluye que las competencias sobre infraestructura vial y gestión del riesgo no operan de manera aislada ni pueden entenderse a partir de una estricta división derivada de la titularidad de las vías, sino que deben ejercerse conforme a los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad. En virtud de estos principios, la Nación, los departamentos y los municipios están llamados a actuar de forma armónica, complementaria y articulada para garantizar la seguridad, la adecuada planeación territorial y la protección de los derechos e intereses colectivos. Por ello, el municipio de Calarcá se encuentra legitimado en la causa por pasiva, pues, además de ser responsable de la infraestructura vial terciaria y de incorporar la gestión del riesgo en sus instrumentos de planificación, tiene el deber de actuar coordinadamente frente a la red departamental y es la autoridad directamente encargada de identificar, evaluar, prevenir y atender los riesgos existentes en su territorio, sin que pueda exonerarse alegando la titularidad de las vías o limitándose a requerir la actuación de otras entidades.
“De conformidad con lo expuesto es claro que, en el marco de la cesión contractual, el consorcio cedente renunció a cualquier reclamación económica en contra del IDU, razón adicional que impone confirmar la sentencia apelada, con la precisión de que la manifestación genérica relacionada con que el atraso de la ejecución ocurrió por hechos no imputables a este no constituye salvedad concreta y específica que permita entender que el contratista, pese a renunciar a cualquier reclamo económico, se reservó el derecho a demandar por determinado aspecto. En esas condiciones, se impone confirmar en su integridad la sentencia apelada”.
“… en los convenios interadministrativos, los cuales se encuentran exceptuados de la aplicación de la Ley 80 de 1993, las facultades convencionales de carácter unilateral deben ser pactadas de manera expresa y con una claridad suficiente que evidencie el consentimiento explícito, que no dé lugar a equívocos y que no suponga el ejercicio de una posición dominante de una parte hacia la otra. En otras palabras, la adopción de decisiones unilaterales en relaciones jurídicas en igualdad es válida únicamente si se produce en virtud de la anuencia previa de los contratantes31, circunstancia que en el caso concreto no se presentó.”
Aun si la reversión fuese efectivamente una cláusula inherente que opera por ministerio de la ley, esa circunstancia no desvirtúa que un laudo en firme ya declaró la nulidad de los actos que pretendían darle eficacia, ni enerva los efectos de cosa juzgada que el Tribunal derivó de esa declaración. El argumento del apelante discurre en un plano que no confronta la ratio decidendi del fallo, razón por la cual no constituye un reparo concreto en los términos precisados en inmediata precedencia.
En síntesis, no existe prohibición para que el supervisor autorice el pago de los servicios efectivamente prestados por el contratista. La suspensión impide la ejecución de nuevas actividades y la causación de obligaciones adicionales durante el período suspendido, pero no paraliza los trámites administrativos, presupuestales y financieros orientados al reconocimiento de obligaciones causadas con anterioridad. El acta de suspensión afecta el plazo de ejecución del objeto contractual, mas no la exigibilidad de los pagos ya generados. Por el contrario, la omisión injustificada de dichos trámites podría generar mora y, con ella, la causación de intereses moratorios a cargo de la entidad.
