Conforme a las reglas de subsanabilidad, los requisitos o documentos que no sean necesarios para la comparación de las ofertas pueden subsanarse y todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo; de manera que, si un oferente no anexó el documento de constitución del consorcio o unión temporal, podrá subsanar su entrega, siempre y cuando, el documento aportado con posterioridad de cuenta de que el consorcio o unión temporal existía antes del cierre del proceso.
“Como consecuencia de esto último, la buena fe precontractual por parte de quien se proyecta como futuro colaborador de la Administración se extiende a la necesidad de alertar a la entidad, en caso de evidenciarlo, acerca de la posible existencia de irregularidades, omisiones, anomalías o inexactitudes acaecidas durante el agotamiento de las etapas del procedimiento de selección, con el fin de propugnar por el enderezamiento de alguna fase o actuación anormalmente adelantada y así precaver o evitar que la elección de la oferta adolezca de vicios que, a la postre, empañen su validez.”
Las pruebas que reposan en la actuación dan cuenta del actuar irregular de la administración en el rechazo de su propuesta. Esto, en la medida en que la decisión se fundó en que la sociedad XXX S.A. no acreditó la existencia y representación legal de su sucursal en Bogotá, tampoco la capacidad de contratación de quien fungía como representante. Documentos no necesarios para la comparación de ofertas, en cuanto habilitan la propuesta y de ahí su carácter subsanable. Por tanto, la entidad no podía, como lo hizo, rechazar el ofrecimiento.
“… si un oferente no anexó el documento de constitución del consorcio o unión temporal, podrá subsanar su entrega, siempre y cuando, el documento aportado con posterioridad de cuenta de que el consorcio o unión temporal existía antes del cierre del proceso”. “… la entidad estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato; de tal suerte que se puede dar la expedición de adendas al cronograma del proceso de selección una vez vencido el plazo para la recepción de ofertas y antes de la adjudicación del contrato, en las que solo se permite modificar los plazos de las etapas siguientes”.
“… no resulta de recibo el argumento esbozado por la parte apelante, en cuanto a que la entidad obró contra el principio de buena fe al no tener por demostrada la experiencia de las mencionadas aspirantes con las certificaciones carentes de requisitos y las descripciones hechas en sus hojas de vida; pues el principio de buena fe -de acuerdo con lo señalado anteriormente- no alude a que puedan desconocerse en favor de un solo oferente las reglas y parámetros fijados para todos los participantes en las licitaciones, concursos y demás procesos de selección, ni obliga a las entidades a presumir como ciertas las afirmaciones de las partes pese a no contar con los respectivos soportes que den cuenta de su veracidad.
Por el contrario, dar por cumplidos los requisitos de un proponente sin la debida acreditación documental exigida para todos se opone manifiestamente a la lealtad con la que debe obrar la entidad estatal frente a los administrados, y pone a ésta en posición de infringir en primer lugar las reglas que ella misma impartió en el proceso, lo cual sería inadmisible y flagrantemente violatorio del ordenamiento.
Por otra parte, se debe tener presente que el parágrafo del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, vigente para la época en que se adelantó la licitación pública cuestionada en este proceso, estableció la siguiente regla de oportunidad en la subsanación de los documentos referidos a los requisitos no necesarios para la comparación de las propuestas: Con base en dicha norma, se entiende que la Ley 1150 de 2007 concedió la oportunidad de aclarar los documentos presentados para cumplir con los requisitos habilitantes, que no otorgaban puntaje, hasta el momento de adjudicación, lo cual comprendió incluso la audiencia correspondiente. Esta disposición presentaba el inconveniente práctico de tener que avocar en la audiencia el estudio de nuevos documentos, por lo cual terminó siendo modificada por la Ley 1882 de 2018, fijando la oportunidad para allegar los documentos de subsanación de los requisitos habilitantes dentro del término del traslado de la evaluación. Acerca de los requisitos habilitantes, es importante observar que el Decreto 1510 de 2013 consagraba unas limitaciones a la configuración de los mismos dentro del pliego de condiciones. ” [E]n el acto de adjudicación de la licitación pública adelantada para contratar el servicio de transporte especial para pacientes a cargo del departamento de Cundinamarca – Secretaría de Salud, se configuró la causal de nulidad por falsa motivación, teniendo en cuenta que la apreciación de las pólizas de seguros de responsabilidad civil no fue completa y que se desconocieron los montos amparados y el alcance de las certificaciones allegadas oportunamente para subsanar el respectivo requisito habilitante”.
“Exigir que un contador o revisor fiscal certifique los documentos financieros del respectivo participante no significa que se obligue a una sociedad extranjera a adecuarse en un todo y de forma permanente a las normas de contabilidad de otro territorio”. “En esa medida, como para el momento de los hechos no existía una norma parecida al artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto de 1082 de 2015, un contador público debía certificar los estados financieros de la sociedad extranjera, máxime cuando durante el proceso de selección el afectado no solicitó la aclaración o corrección del pliego para poder acreditar su situación financiera con otros documentos o con otras formalidades o protocolos”.
