los documentos derivados de la ejecución contractual que deben ser publicados, la regla general es que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deben publicar en el SECOP los documentos y actuaciones producidos durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, en concordancia con los artículos 3 de la Ley 1150 de 2007 y 5 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Esta obligación comprende, entre otros, las actas de inicio, suspensión, reinicio, recibo parcial y final, mayores y menores cantidades de obra, informes de supervisión o interventoría, garantías y sus modificaciones, facturas y documentos relacionados con los pagos, modificaciones, adiciones, prórrogas, cesiones, actas de terminación y liquidación, así como los demás documentos expedidos durante la ejecución que permitan acreditar o conocer el desarrollo del contrato.
“… debe diferenciarse entre la irregularidad derivada de no publicar el documento y la validez jurídica del contenido del documento. Que un acta de mayores y menores cantidades de obra no haya sido publicada oportunamente en el SECOP no significa, por sí solo, que las mayores o menores cantidades sean jurídicamente inexistentes o que el contrato sea nulo. Sin embargo, la omisión sí constituye un incumplimiento del deber de publicidad, puede afectar la trazabilidad y transparencia de la ejecución y puede adquirir especial relevancia en una eventual controversia contractual o actuación de control.”
La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. [Énfasis fuera de texto]. Sin embargo, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.
[…] El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y eventualmente se controlen. Por ello, en la contratación estatal, el SECOP funciona como un mecanismo que contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, encargándose de su difusión a través de canales electrónicos. Este deber de publicación busca materializar el Principio de Publicidad y Transparencia, asegurando que la información oficial esté disponible para el conocimiento de la ciudadanía y el control de las autoridades de manera oportuna. […]
El derecho de acceso a la información pública o de interés público permite a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]”.
Teniendo en cuenta que la designación de supervisión debe efectuarse de manera escrita, entendiendo tal situación bien sea mediante comunicación o incluso a través de correo electrónico, la designación mediante SECOP II no reemplaza la primera. La designación del comité evaluador como documento que hace parte del proceso de contratación deberá ser publicado conforme a la interpretación sistemática del artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
La regla dispuesta en el artículo 2.1.4.3.2.2 del Decreto 1081 de 2015 –regla especial– modificada por el Decreto 1600 de 2024 debe tenerse en cuenta sobre el entendimiento y aplicación del artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 –regla general–, esto es, deben interpretarse armónicamente.
Esto no significa que la regla general desaparezca del ordenamiento jurídico; todo lo contrario, esta aplica en todos los supuestos que regula, y se interpreta de forma integral con los supuestos previstos en la regla especial. De esta manera, el término de diez (10) días es un plazo máximo para las entidades y empresas del Estado del orden nacional y pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Poder Público para publicar en SECOP los documentos relacionados con “informes de supervisión e interventoría, actas de liquidación, requerimientos, etc.”, en todo caso los documentos de carácter definitivo, precisando la regla general sigue vigente, y que, en un principio, el término para publicar es de tres (3) días siguientes a la expedición, esto es, a partir desde que el documento se encuentra perfeccionado por la parte o las partes intervinientes, de conformidad a lo prescrito en el Decreto 1082 de 2015.
Régimen especial de contratación establecido en el artículo 66 de la Ley 1523 de 2012: supuesto de exclusión parcial del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
