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Contrato de prestación de servicios. Concepto. Requisitos. Límites. Expediente contractual. Acta de cierre.
By: System Administrator on jueves, mayo 20
«Los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, requieren acta de cierre [del proceso de contratación]?». «[…] cuál es la diferencia con el acta de cierre del expediente documental y quienes deben suscribir dichas actas?».

El cierre del expediente tiene como finalidad dejar constancia de la finalización del proceso contractual. Por lo tanto, se entiende que no debe quedar ningún trámite ni garantía vigente para que se pueda realizar el respectivo cierre conforme al artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015.  

Por otra parte, el acta de cierre del proceso de contratación ocurre cuando vence el plazo para la presentación de las ofertas  ̶ a esto se le denomina el cierre del procedimiento˗̶ , y las entidades expiden esta acta indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. Este documento no se requiere en los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, ya que solo presenta oferta la persona invitada directamente por la entidad.

De esta manera, existe una marcada diferencia entre las «actas de cierre del proceso de contratación» y «las actas del cierre del expediente documental». Las primeras se expiden en los procesos de selección con pluralidad de oferentes al finalizar el plazo para la presentación de las propuestas, es decir, es un trámite propio de la fase previa a la celebración del contrato. En contraste, las segundas son actos de trámite expedidos de forma posterior a la liquidación del contrato, cuando han vencido las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, en las condiciones del artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015”. 

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Concepto Requisitos Límites Celebración

A partir de estas disposiciones, entre otras de rango legal y reglamentario que complementan su regulación, y de los pronunciamientos judiciales más destacados, es posible resaltar las siguientes características de este contrato: i) Solo puede celebrarse para realizar «actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad», es decir, que hagan parte de su giro ordinario o quehacer cotidiano. ii) Admite que se suscriba con personas naturales o jurídicas. Sin embargo, cuando se celebre con aquellas, la entidad estatal debe justificar, en los estudios previos, que las actividades «no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados». Esto sucede en varios eventos, por ejemplo, cuando no exista personal de planta para ejecutar las labores; o existiendo está sobrecargado de trabajo, necesitando apoyo externo; o habiendo personal de planta, carece de la experticia o conocimiento especializado, razón por la cual es necesario contratar los servicios de una persona natural que tenga el conocimiento y la experiencia en el tema. iii) Si bien se celebran para obtener la prestación personal de un servicio, se diferencian del contrato de trabajo  en que quien celebra el contrato de prestación de servicios debe mantener autonomía e independencia en la ejecución de la labor, lo que significa que no debe existir subordinación ni dependencia, que es uno de los elementos constitutivos del vínculo laboral. iv) Deben ser temporales. v) El contrato de prestación de servicios profesionales hace parte del género contrato de prestación de servicios, al cual también pertenece, como especie, el contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión. La diferencia entre el contrato de prestación de servicios profesionales con la otra especie del género radica en su contenido intelectual, y en la formación que se exige para desempeñar la labor. vi) Se celebran a través de la modalidad de contratación directa, independientemente de la cuantía y del tipo de servicio profesional, siempre que su objeto no sea la consultoría, pues, como lo indicó el Consejo de Estado en la sentencia de unificación jurisprudencial mencionada, si bien en ambos existe un componente intelectual y profesional, el objeto del contrato de consultoría es especial y debe celebrarse, por regla general, mediante un concurso de méritos. vii) Para celebrarlo no se requiere expedir un acto administrativo de justificación de la contratación directa. viii) El contrato admite la inclusión de cláusulas excepcionales. ix) No es obligatorio liquidar estos contratos, como lo establece el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, que modificó el artículo 60 de la Ley 80 de 1993. x) Para celebrarlos no se requiere estar inscrito en el Registro Único de Proponentes –RUP–, como lo expresa el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. xi) No es necesario que el Estado exija garantías.

EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Cierre – Contrato de prestación de servicios

Aunque no es necesario , en los contratos de prestación de servicios profesionales podría estipularse la exigencia de garantía de calidad del servicio . Cuando así se acuerde, también deberá hacerse el cierre del expediente, al vencimiento del término de dicha garantía . Sin embargo, como se mencionó, no necesariamente los contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión deben contar con garantías. Por lo tanto, no siempre se da el supuesto para que sea obligatoria la constancia de cierre. Pero de acuerdo con la norma, la entidad puede justificar la exigencia de garantías en el estudio previo y si se exige la garantía de calidad, puede darse el supuesto que señala la norma para la obligación de dejar constancia del cierre del expediente.

Por otra parte, de acuerdo con el articulo 60 de la Ley 80 de 1993, «[…] La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión». Sin embargo, corresponde a las entidades estatales proceder con el cierre del expediente contractual, con independencia de si se liquidó o no el acuerdo de voluntades, al ser una actuación interna de la administración.

ACTA DE CIERRE – Deber – Entidad estatal – Contrato de prestación de servicios

En consecuencia, en el pliego de condiciones y, particularmente, en el cronograma allí establecido, los proveedores conocen el plazo para la presentación de las ofertas; y cuando ocurre el vencimiento de este plazo  ̶ a esto se le denomina el cierre del procedimiento˗̶ , las entidades expiden un acta de cierre indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales.

Lo anterior, respecto de la contratación directa, y particularmente del contrato de prestación de servicios como causal de esta modalidad de selección, no es aplicable teniendo en cuenta que las condiciones de la contratación se señalan en los estudios previos, y a partir de ello la entidad invita directamente a la persona que cumple esos requisitos, sin que exista competencia, porque solo concurre ella. Esta persona es la única autorizada para presentar oferta y por ende no hay libre concurrencia, porque así lo permiten las características de la modalidad de contratación directa que dispuso el legislador”. Concepto CCE. Contrato de prestación de servicios. Concepto. Requisitos. Límites. Expediente contractual. Acta de cierre.

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