Concepto CCE. CONVOCATORIAS LIMITADAS A MIPYMES DE ORDEN TERRITORIAL. Reglamentación. MÍNIMA CUANTÍA. Reglamentación. Aplicación. DÍAS HÁBILES. Concepto. Cómputo de términos. ADENDAS EN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Modificación del cronograma. Mínima cuantía (2024)

C 065 2024

“¿Cuál es el plazo máximo para expedir adenda en procesos de Mínima Cuantía, tanto en documentos tipo como en no documentos tipo?

¿Cuál es el documento Idóneo Para Realizar una Modificación a la Invitación Pública, Pliego de Condiciones, Documento Base y/o Equivalente en la Modalidad de Mínima Cuantía?

¿Cuál es el documento idóneo para modificar la invitación pública?

¿El documento de adenda debe tener esta nomenclatura: “Adenda”?

¿Pueden hacerse adendas mediante otros documentos como respuesta a observaciones y/o respuestas a derechos de petición, siempre y cuando se expidan dentro del término legal?

¿Cuál es la norma aplicable para la expedición de adendas en el procedimiento de mínima cuantía?

¿Implica que si el cierre es a la última hora hábil del día luego de publicado el aviso de si se limita o no el proceso a MiPymes, se podrá expedir adenda hasta la ultima hora hábil del día previsto para la publicación de dicho aviso?

De conformidad con las consideraciones hechas, las entidades estatales, una vez publicados los pliegos de condiciones definitivos o la invitación pública para los procesos de mínima cuantía, pueden realizar modificaciones a los documentos del procedimiento de contratación como consecuencia de las observaciones recibidas por parte de los interesados o por iniciativa unilateral de la entidad, al evidenciar la necesidad de modificar, ajustar o aclarar algún aspecto o condición.

Estas modificaciones deben realizarse a través de adendas o como lo ha reconocido la jurisprudencia del Consejo de Estado, por medio de cualquier otro documento que contenga la manifestación de voluntad de la entidad de aclarar, añadir, adicionar, reemplazar o cambiar un aspecto o condición incluida en los documentos del procedimiento de contratación.

el artículo 2.2.1.1.2.2.1 de Decreto 1082 de 2015 dispone que la entidad estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. La interpretación de esta norma supone que pueden dar lugar a la expedición de adendas al cronograma del proceso de selección una vez vencido el plazo para la recepción de ofertas y antes de la adjudicación del contrato, en las que solo se permite modificar los plazos de las etapas siguientes.

De lo anterior, se puede concluir que las entidades estatales pueden modificar el cronograma mediante adendas en dos momentos: i) antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, pues se entiende que el cronograma hace parte integral del pliego de condiciones, y ii) una vez vencido el término para la presentación de ofertas y antes de la adjudicación del contrato. Al respecto, resulta del caso precisar que cada modalidad de selección tiene establecido un procedimiento propio que rige su estructuración y, en este sentido, las etapas y el acto final del proceso de selección dependerá de cada modalidad de selección. De este modo, en la mínima cuantía el acto por medio del cual se escoge al futuro contratista es la comunicación de aceptación de la oferta.

De la misma manera, para los procesos adelantados bajo la modalidad de mínima cuantía, cuando la adenda sea expedida antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, deberá respetarse el límite previsto en el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo segundo del Decreto 1860 de 2021, esto es, tendrá como límite un día hábil antes a la fecha y hora prevista para la presentación de ofertas.

Por otra parte, habrá lugar a la expedición de adendas al cronograma del proceso de selección una vez vencido el plazo para la recepción de ofertas y antes de la expedición de la aceptación de oferta.

En las convocatorias limitadas a MiPymes Territoriales del Orden Departamental:

¿Cuál es el significado del concepto “territorial”, en cuanto a la Limitación de MiPymes de índole Departamental?

¿Las MiPymes con domicilio principal en las capitales de los departamentos pueden participar en dichas convocatorias?

¿Las MiPymes domiciliadas en los distritos especiales de los departamentos, pueden participar, o dichos distritos especiales no hacen parte del departamento?

La postura sostenida por esta Agencia en vigencia del artículo 2.2.1.2.4.2.3 del Decreto 1082 de 2015 no contemplaba la posibilidad de que una MiPymes domiciliada en un departamento o municipio diferentes al lugar de ejecución del contrato, en atención al cual se realiza la limitación territorial, participara en un proceso de selección por el hecho de tener una sucursal en este, puesto que lo relevante es el domicilio de la MiPymes.

Ahora bien, el texto del actual artículo 2.2.1.2.4.2.3, modificado por el artículo 5 del Decreto 1860 de 2021, no cambia la tesis adoptada en conceptos anteriores de Colombia Compra Eficiente emitidos antes de la expedición de este reglamento. Lo anterior en la medida en que, respecto del domicilio de las MiPymes en el departamento o municipio donde se ejecuta el contrato, la reglamentación no tuvo cambios.

La norma reglamentaria coincide con la redacción del parágrafo 1 del artículo 34 de la Ley 2069 de 2020, según el cual, solo es posible limitar convocatorias a la participación de MiPymes “[…] del ámbito municipal o departamental correspondiente al de la ejecución del contrato”. En tales términos, la norma citada solo contempla la posibilidad de limitar convocatorias a MiPymes con domicilio en esos dos tipos de entidades territoriales.

En ese sentido, toda empresa constituida bajo las leyes colombianas o que tenga su domicilio principal en el territorio colombiano y, además, cumpla los criterios previstos por la Ley 590 de 2000 y el Decreto 957 de 2019, será considerada MiPymes nacional. Además, las normas de contratación permiten que las MiPymes nacionales puedan beneficiarse de la ejecución de un contrato dentro de la entidad territorial en la que tienen su “domicilio”.

Conviene, igualmente, precisar que el domicilio de la MiPymes que quiera participar en una convocatoria limitada territorialmente se acredita con los documentos definidos en el artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el Decreto 1860 de 2021, en el cual se establecen los requisitos para participar en convocatorias que hayan sido limitadas a MiPymes.  De igual manera, en el parágrafo 2 de dicho artículo se establecen los requisitos que deben acompañar la solicitud de limitación a MiPymes.

De otro lado, frente a la pregunta sobre si las MiPymes con domicilio principal en las capitales de los departamentos, sean estos distritos especiales o no, pueden participar en convocatorias limitadas a nivel departamental, solo bastaría con que las MiPymes interesadas tengan domicilio en la ciudad capital del departamento al cual se limitó dicha convocatoria para que la entidad estatal evalúe la oferta, luego de verificar la acreditación en los términos del artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo 5 del Decreto 1860 de 2021. Diferente ocurre si la limitación se efectúa a nivel municipal, y estos no hagan parte de dicha circunscripción territorial, caso en el cual, la entidad podrá rechazar la oferta, habida cuenta que no pertenece a la circunscripción territorial en la cual se pretende beneficiar a aquellas que sí se tengan domicilio en el municipio correspondiente.

¿A partir de cuál momento procesal un proponente puede presentar una oferta de manera válida?

[…]

¿Cómo se debe contabilizar el término del Decreto 1082 de 2015 (Artículo 2.2.1.2.1.5.2., número 3), relativo al término por el cual debe estar publicada la invitación?

¿Se contabiliza a partir del día siguiente a la publicación, en armonía con el C. G. P., y el procedimiento administrativo?, o

¿Es válida la interpretación que dan muchas entidades de que el día hábil cuenta desde el momento en que se publica y hasta la última hora hábil de ese mismo día?

[…]

¿Implica que el día hábil comenzará a correr el día siguiente a la publicación del aviso de limitación o no a Mipyme?

¿Significa que durante todo un día hábil se debe habilitar la presentación de ofertas, esto es, desde la primera y hasta la última hora hábil de la Entidad?

¿Lo anterior significa que no se pueden fijar plazos para presentar ofertas en horas de la mañana, puesto que no es un día hábil completo y la norma señala que tiene que ser todo un día hábil?

¿El día hábil comienza a correr luego de publicado el aviso de si el proceso se limita o no, esto es, el día siguiente a la referida publicación?

¿Qué significa que el término dentro del cual los oferentes pueden presentar ofertas es de mínimo un (1) día hábil luego de publicado el aviso en que se informe si el proceso se limita o no Mipyme?

En caso de ser el Decreto 1082 de 2015 (Artículo 2.2.1.2.1.5.2.), que significa la expresión “[…] tendrá como límite un día hábil antes a la fecha y hora prevista para la presentación de ofertas de que trata el último plazo de este numeral […]”

¿A partir de qué momento un oferente puede presentar una Oferta válida?

¿Desde la misma publicación de la Invitación Pública?, pese a que no se han resuelto eventuales observaciones, no se han expedido adendas, y aun no hay pronunciamiento respecto de la limitación o no a MiPymes

¿Desde vencido el plazo máximo para expedir adendas?, pese a que se desconozca si el proceso se ha limitado o no a MiPymes, o

¿Luego de la publicación del aviso de si el proceso se limita o no a MiPymes?, tal y como lo señala el Decreto 1082 de 2015 (artículo 2.2.1.2.1.5.2., número 4, numero iv)

¿Qué significa que el término dentro del cual los oferentes pueden presentar ofertas es de mínimo un (1) día hábil luego de publicado el aviso en que se informe si el proceso se limita o no Mipyme?

El numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y modificado por el artículo 30 de la Ley 2069 de 2020, al regular esta modalidad de selección, establece, en el literal a), que la invitación a participar en procedimientos de selección de mínima cuantía debe publicarse por un término no inferior a un día hábil. Seguidamente, el literal b) establece que el término previsto en la invitación para presentar ofertas no podrá ser inferior a un (1) día hábil.

            Por su parte, el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 –modificado por el Decreto 1860 de 2021–, al reglamentar el procedimiento de esta modalidad de escogencia, establece, en el numeral 3, que “[l]a invitación se publicará por un término no inferior a un (1) día hábil, y en el numeral 4, que “se dispondrá un término adicional dentro del cual los proponentes podrán presentar sus ofertas, el cual será de mínimo un (1) día hábil luego de publicado el aviso en que se informe si el proceso se limita o no a MiPymes”.

            Como se observa, y a efectos de resolver su inquietud, la normativa legal y reglamentaria no contempla un término de inicio o habilitante a partir del cual los oferentes pueden presentar ofertas, sino que establece la fecha de cierre o término límite para la presentación de la oferta. De admitirse una interpretación extensiva, tales enunciados normativos podrían contemplar múltiples supuestos indeterminados, adquiriendo un cariz subjetivo, según el parecer o el sentido común de los operadores jurídicos, poniendo en riesgo principios como la igualdad, el debido proceso, la libre concurrencia y el ejercicio de la profesión u oficio, por lo que solo se permitirá una interpretación restrictiva, en la medida en que no se indica de manera concreta un plazo de inicio de presentación de ofertas.

            En ese sentido, la publicación de la invitación y los documentos que componen los estudios previos habilitan de facto la presentación de la oferta por parte de los interesados, aún cuando no sea conveniente que se haga un ofrecimiento, en la medida en que no se conocen las observaciones que puedan surgir del contenido de la invitación y los demás documentos, como también será incierto el hecho de que se manifieste la exigencia de limitación a MiPymes en los términos de la normativa aplicable, y que dicha limitación pueda afectar la oferta prematuramente allegada. Dicho lo anterior, esta Agencia recomienda que, para aquellos interesados en participar en un procedimiento de selección de mínima cuantía, procuren presentar la oferta posterior a las respuestas de las observaciones por parte de la entidad estatal, si las hubo. Sin embargo, no se considera necesario esperar a la publicación del aviso que informa si el proceso se limita o no a MiPymes, por cuanto esa situación será siempre incierta y eventual. De igual forma, si el oferente decide esperar que se agote ese término, tendrá siempre por lo menos un (1) día hábil para presentar oferta, en virtud del artículo 2.2.1.2.1.5.2., numeral 4, del Decreto 1082 de 2015.

  Ahora bien, reconociendo que no existe una acepción unívoca de día hábil, en consideración a los argumentos expuestos en el numeral 2.2. del presente concepto, los días hábiles se determinan según la entidad, ya que “cada entidad pública establece la jornada laboral, a través de su reglamento interno, dando certeza sobre los días que atienden al público, e indirectamente definiendo qué día es hábil en determinada institución”, por lo que días hábiles son aquellos de la semana durante los cuales las entidades públicas ejercen sus funciones y prestan servicio al público, los cuales son, por regla general, todos los días de la semana, con excepción de los sábados, domingos y feriados previstos en la generalidad de entidades como días de descanso. Lo anterior sin perjuicio de que las entidades definan en sus reglamentos internos jornadas laborales distintas, que incluyan el sábado o el domingo, como “en los numerosos municipios del país donde la Administración labora los fines de semana ―sábados y domingos― normalmente para brindarle un buen servicio a la población campesina, que acostumbra ir al casco urbano en estos dos días y descansan un día de la semana ―usualmente el miércoles―”, ejemplo donde los días laborables o hábiles son todos los de la semana, con excepción del miércoles.

            Esto implica, respecto del término para publicar la invitación y para la presentación de ofertas en procedimientos de mínima cuantía, así como para el cómputo de los demás términos en días hábiles propios de estos procesos de selección, que deberá transcurrir dentro de los días definidos por cada entidad estatal como laborables en su correspondiente reglamento o manual de funciones.

            Lo anterior supone varias posibilidades para fijar y realizar el cómputo de dichos términos, con especial importancia cuando se fijan por el mínimo legal de un día hábil, por lo que resultan posibles las siguientes interpretaciones: i) que el plazo está comprendido por un espacio de veinticuatro (24) horas consecutivas, cuyos extremos están ubicados dentro de las horas laborables de la entidad, de tal manera que una entidad con un horario de atención entre las 8:00 y 17:00 horas, podrá fijar un término para recibir ofertas entre las 15:00 horas de un día y las 15:00 horas del siguiente; ii) que el día hábil al que hace referencia la ley está comprendido por las horas durante las cuales la entidad atiende al público durante un día fijado como laborable, por lo que si se establece un horario de atención entre las 8:00 y las 17:00 horas, para cumplir el plazo mínimo la entidad debe publicar la invitación y recibir ofertas únicamente durante dicho lapso; o iii) que el término de un día hábil está constituido por las veinticuatro horas que conforman uno de los días laborables definidos por la entidad, empezando a las 00:00 horas y terminando a las 23:59 de dicho día.

            La primera interpretación supone que se tomen horas de la jornada laboral de un día y se complementen con otras del día siguiente, para completar un total de veinticuatro. No obstante, esta forma de entender el plazo para presentar ofertas no es coherente con lo establecido en la ley, que al establecer que el término deberá ser de mínimo un día hábil da a entender que la presentación de ofertas debe tener lugar durante un único día hábil determinado, y no durante veinticuatro horas fraccionadas en dos días. Por ello, esta Agencia estima que las entidades, para cumplir el plazo mínimo de un día hábil, necesariamente deben fijar los extremos de este dentro un mismo día solar laborable.

            Conforme a lo anterior, la segunda interpretación resulta la más razonable, porque es la adecuada a las circunstancias prácticas propias de la presentación de ofertas, particularmente en el caso de las entidades que publican sus procesos de selección en la plataforma SECOP I, y recibiendo ofertas en medio físico, lo cual implica que durante la vigencia del término para la presentación de ofertas haya una persona disponible en las instalaciones de la entidad  para recibir las ofertas y haga la correspondiente radicación, lo cual solo resulta posible en las horas laborables.  A esto se suma el hecho de que las entidades no suelen tener horarios de atención al público de veinticuatro horas diarias, comoquiera que solo están obligadas a garantizar la atención durante cuarenta horas semanales.

            Sin embargo, en los procesos de mínima cuantía adelantados a través de SECOP II, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente considera que, conforme a la tercera interpretación señalada, es necesario que las entidades extiendan el plazo para presentar  ofertas hasta las 23:59 horas del día previsto para ello, por existir una herramienta tecnológica para presentar y recibirlas, que permite que se prescinda de la presencia física del personal para la recibirlas y radicarlas por fuera de la jornada laboral.

            En ese sentido, el hecho de que el procedimiento de selección se lleve a cabo recibiendo ofertas en físico, publicándose la documentación contractual en SECOP I, o que se realice de manera electrónica a través de SECOP II, deviene en una regla interpretativa respecto de lo que debe entenderse por hábil en el marco de un proceso de selección de mínima cuantía. Conforme a esta regla, a las entidades que utilizan SECOP I, para cumplir con el término mínimo de un día hábil para recibir ofertas, les bastará con recibir ofertas por el lapso correspondiente a una jornada laboral diaria.

            De otro lado, en el caso de las entidades que realizan sus procedimientos de selección a través de SECOP II, deberán extender el termino para la presentación de ofertas durante las veinticuatro (24) horas que conforman un día solar laborable. La aplicación de esta regla permite conciliar la inexistencia de una definición unívoca de día hábil y de un método legal para el cómputo de términos de un único día, con las implicaciones prácticas del ejercicio de la actividad precontractual, de tal forma que se da a cada situación la solución más adecuada a los medios con los que cuentan las respectivas entidades para llevar a cabo sus procesos de selección.

            Finalmente, de conformidad con los mandatos derivados del principio de transparencia, consagrado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, en el pliego de condiciones deben definirse “las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato”, así como el cronograma del proceso de selección, lo cual también es aplicable a la invitación en los procesos de mínima cuantía. Esto implica que para dar aplicación a la anterior regla las entidades deberán establecer, en la respectiva invitación, el lapso durante el cual recibirán ofertas, definiendo expresamente la hora hasta la cual recibirán las ofertas, de tal manera que este pueda ser conocido con anticipación por los interesados en participar.

¿Cuál es el efecto jurídico de la no publicación en términos de la comunicación de aceptación de oferta dentro del término previsto en el cronograma?

¿Qué efectos tiene la no publicación de la Comunicación de Aceptación de Oferta en el día señalado en el Cronograma de la Convocatoria?

¿En qué momento queda en firme el negocio jurídico de mínima cuantía?

La entidad debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad debe informar al contratista el nombre del supervisor o interventor del contrato. En tal sentido, el contrato se perfecciona con la comunicación de aceptación de la oferta que envía la entidad estatal al proponente que presentó la oferta económica de menor precio, no requiriéndose, entonces, de la suscripción de una minuta.

            Frente al incumplimiento en el deber de publicación de la aceptación de la oferta, esta Agencia no tiene competencia para la interpretación de normas que no hagan parte del sistema de compras públicas, ni determinar la responsabilidad de naturaleza disciplinaria, penal o fiscal, por cuanto serán las autoridades competentes en cada materia quienes determinen los efectos jurídicos de su inobservancia.

El día en que debe estar publicado un proceso de mínima cuantía, ¿corre a partir del día siguiente de su publicación?, o ¿Corre inmediatamente desde el instante siguiente a su publicación?

Sí. El término de publicación de la invitación y los documentos que soportan los estudios previos dan inicio al término del día hábil exigido por el artículo 30 de la Ley 2069 de 2020 y el artículo 2.2.1.2.1.5.2. numeral 3 del Decreto 1082 de 2015.

¿Cuál es la etapa equivalente funcional del Acto Administrativo de Apertura que habilita a los oferentes a presentar ofertas dentro de un proceso de Mínima Cuantía?

En consideración a que la modalidad de mínima cuantía es un procedimiento de selección expedito y sin formalidades plenas, con la sola publicación de la invitación y los documentos que soportan los estudios previos, los oferentes están habilitados para presentar ofertas.

En caso de que exista un lapso determinado para presentar propuestas,

¿Qué sucede con aquellas propuestas que se presenten antes del inicio del plazo para presentar ofertas?

¿Se tienen que rechazar por extemporáneas, toda vez que se presentaron antes de que el negocio jurídico estuviese en firme?

¿Se tienen que evaluar junto con las demás ofertas?

Todas las ofertas que se alleguen al procedimiento de selección de mínima cuantía entre el lapso de publicación de la invitación y los documentos que soportan los estudios previos y la fecha de cierre para presentar ofertas, serán recibidas, sin perjuicio de que la entidad hubiese recibido las manifestaciones de limitación de manera posterior a la presentación de alguna de ellas. Sin embargo, de acuerdo con el numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015, la entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente. Lo anterior sin perjuicio de la oportunidad que deberán otorgar las entidades estatales para subsanar las ofertas, en los términos del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual establecerán un término preclusivo en la invitación para recibir los documentos subsanables, frente a cada uno de los requerimientos. En caso de que no se establezca este término, los proponentes podrán subsanar sus ofertas hasta antes de que finalice el traslado del informe de evaluación.

¿La obligación de comunicar la oferta es únicamente respecto del oferente adjudicatario, o dicha comunicación es una garantía procesal para todos los interesados en el proceso de contratación?

¿Puede iniciarse la ejecución del contrato sin la publicación de la comunicación de aceptación de oferta junto con la oferta ganadora, pues estos dos documentos constituyen el contrato?

¿Las entidades pueden tomarse hasta tres (3) días para publicar la comunicación de aceptación de oferta?

Frente a la aceptación de la oferta, se observa que las normas disponen que es una comunicación, lo cual admite dos interpretaciones: i) mediante comunicación verbal, o ii) comunicación escrita. En todo caso, una hermenéutica sistemática de las normas enseña que debe hacerse en un documento físico o electrónico, teniendo en cuenta las normas del Sistema de Compra Pública, que en su sentido práctico contienen procedimientos escriturales, que son los que facilitan el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad, ya desarrollados en esta respuesta.

En ese sentido, la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente puso a disposición de los interesados del Sistema de Compra Pública el Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, donde se establece que la comunicación de la aceptación es un documento que se debe publicar en el SECOP, junto con la oferta, y que constituye el acto de adjudicación del contrato. Para el caso de los documentos tipo para obras en infraestructura de transporte mediante la modalidad de mínima cuantía estableció el Anexo 3 Comunicación de Aceptación de la Oferta para la comunicación de la aceptación de la oferta, para la materialización de dicha comunicación, sin perjuicio de que, en los procesos de selección distintos a los que se aplique el documento tipo mencionado, las entidades estatales, al ser autónomas y responsables de la estructuración de sus procesos, definan en sus procedimientos internos el formato que requieran para el efecto.

Por otro lado, la etapa de ejecución del contrato inicia cuando se cumplen los requisitos previstos en la ley para tal efecto y se extiende hasta el vencimiento del plazo dispuesto para el cumplimiento de las obligaciones convencionales.

            Para la ejecución del contrato estatal se requiere: i) la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes; ii) la aprobación de las garantías, cuando la entidad estatal las hubiere exigido en el procedimiento de selección; y iii) la acreditación de que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993.

            Por otro lado, para las entidades estatales que aún utilizan el SECOP I están obligadas a publicar en este sistema los Documentos del Proceso dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, por disposición del artículo 2.2.1.1.1.7.1 del decreto 1082 de 2015. Para aquellas que utilizan la plataforma SECOP II, la información está disponible en tiempo real, debido a que las actuaciones del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente, a través de dichas plataformas transaccionales. Sin embargo, a pesar del carácter transaccional, que permite que el trámite de gran parte de las actuaciones de la gestión contractual se realice en línea y de forma concomitante a su publicidad, las Entidades pueden crear documentos en medio físico o electrónico por fuera de la plataforma para, posteriormente, ser incorporados en el módulo dispuesto para el efecto.

Conforme lo expuesto en este escrito se solicita se ajuste el documento de Invitación Pública de Mínima Cuantía – Documento Tipo – Infraestructura de Transporte, para que en la secuencia esté primero el plazo máximo para expedir adendas y luego el aviso de publicación de si el proceso se limita o no a Mipyme.

Conforme lo expuesto en este escrito, se solicita se ajuste la plataforma Secop II, para que

No puedan presentarse ofertas sino hasta luego de haberse publicado el aviso de si se limita o no la convocatoria a Mipyme.

El término mínimo para presentar ofertas sea de un (1) día hábil completo.

El plazo máximo para expedir adendas no pueda ser inferior a un día hábil considerando la fecha y hora del plazo para presentar ofertas, en otras palabras, para que sea por defecto la última hora hábil de la Entidad, del día antes del cierre del proceso.

Se hagan los ajustes a los documentos tipo y la plataforma Secop II, en el proceso de mínima cuantía, conforme lo expuesto en este escrito.

Uno de los elementos importantes en los documentos tipo para adelantar obras de infraestructura de transporte en la modalidad de mínima cuantía es la configuración del cronograma del proceso de selección, ubicado en el numeral 1.7. en el cual la entidad estatal debe elaborarlo en consideración a los términos legales en cada una de las etapas. Por su parte, la parte introductoria de los documentos tipo dispone que los aspectos incluidos en corchetes y resaltado gris deben ser diligenciados por la entidad. Por tanto, en cada acápite que esté resaltado en gris, la entidad tiene discrecionalidad para determinar la información que se diligenciará en ellos, de acuerdo con su necesidad y las instrucciones que precise la invitación pública.

En ese sentido, los plazos establecidos en el cronograma deberán ser definidos únicamente por la entidad estatal, y aquellos tendrán que observar lo previsto en las normas que los reglamentan que, para el caso del plazo para la publicación del aviso informando si el proceso se limitó a MiPymes o si podrá participar cualquier interesado, la regulación la dicta el Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.2.1.5.2., numeral 4 y, para el caso del plazo máximo para expedir adendas la regulación tiene fundamento en el Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.2.1.5.2., numeral 4, con la exigencia de que dicho plazo cumpla con el límite de un día hábil antes a la fecha y hora prevista para la presentación de ofertas.

Bajo esas consideraciones, esta Subdirección no encuentra sustentada ni necesaria la modificación o ajuste al formato establecido y vigente a la fecha de respuesta de la presente consulta, además de las razones esbozadas en los anteriores numerales.

Frente a la solicitud de ajuste en la plataforma SECOP II, la sección denominada Configuración permite que la entidad estatal defina el cronograma del proceso de selección, entre otras configuraciones. Aquí, la entidad estatal debe establecer las fechas de los hitos del proceso de contratación que harían posible habilitar o deshabilitar acciones de los interesados, por cuenta de la naturaleza transaccional de la plataforma. Por lo anterior, resulta importante que la entidad estatal establezca la misma fecha para la publicación de la invitación y la de publicación de estudios previos, o que la fecha de presentación de ofertas esté correcta, por cuanto los oferentes interesados no podrán presentar ofertas con posterioridad a la hora y la fecha señalada.

Por otro lado, en los procesos de selección de mínima cuantía que se adelantan en el SECOP II son los únicos procesos de selección en los cuales los oferentes tendrán habilitada la opción para presentar ofertas desde el instante en que la entidad estatal publica los estudios previos y la invitación a participar, en razón a que esta modalidad de selección no cuenta con etapas previas como ocurre con las demás modalidades, como pasa, por ejemplo, con la licitación pública, en la cual, solo se habilita la posibilidad de presentación de oferta hasta tanto la entidad estatal publica el pliego de condiciones definitivo. Lo mismo ocurre con el módulo de selección abreviada de menor cuantía, donde los oferentes podrán presentar oferta únicamente después del plazo máximo establecido para la manifestación de interés y que la entidad estatal publique la lista de proveedores interesados, haya o no sorteo.

En ese orden, es necesario que los oferentes que pretendan participar en un proceso de selección de mínima cuantía adelantado por el SECOP II, se percaten de los hitos del proceso definidos en el cronograma y tengan clara la fecha límite para presentar las observaciones a la invitación y a los documentos que componen los estudios previos, que corresponde al mismo plazo para manifestar interés de limitar la convocatoria a MiPymes, así como también revisen la fecha establecida por la entidad estatal en la que publicará las respuestas a las observaciones, identifiquen la fecha de publicación del aviso informando si el proceso se limitó a MiPymes o si podrá participar cualquier interesado, que coincide con el plazo máximo para expedir adendas y, muy importante, verifiquen la fecha de cierre para presentar ofertas. De tal manera que los interesados conozcan las respuestas a las observaciones hechas, se enteren sobre si el proceso de selección se limitó o no y si sus condiciones y su oferta se adecua al proceso de selección desarrollado.

Por otro lado, configurar la plataforma para que impida la presentación de la oferta hasta tanto se publique el aviso de limitación a MiPymes iría en contravía de lo contemplado en el numeral 3 del artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015, que estipula que la invitación se publicará por un término no inferior a (1) día hábil para que los interesados se informen de su contenido y formulen observaciones o comentarios, que deberán ser contestados por la entidad estatal antes del inicio del plazo para presentar ofertas, pero no supedita la presentación de las ofertas al plazo de publicación del aviso de limitación a MiPymes sino que limita la respuesta a las observaciones para que antecedan el plazo límite para presentar ofertas, de tal manera que se asegure de que dichas observaciones sean tenidas en cuenta por parte de los interesados.

Vale la pena destacar que el cronograma habilitado para el proceso de selección de mínima cuantía en SECOP II contiene los hitos del proceso y se encuentra ajustado a los plazos mínimos señalados en el artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015”.