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Documentos tipo. Presupuesto oficial. Oferta económica. Presentación. Sobre 2.
By: System Administrator on lunes, enero 4

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto oficial

En la primera hoja, correspondiente al presupuesto oficial, la entidad debe enlistar ítems de pago que corresponden a los bienes, obras o servicios que se requieren para la ejecución de la obra pública de infraestructura de transporte que se contrata. Además, es posible establecer: i) sus especificaciones generales y particulares, ii) la descripción, iii) la unidad de medida, iv) la cantidad, v) el valor unitario y vi) el valor total de los ítems.

En el marco del ejercicio de planeación, la entidad podrá determinar la necesidad de establecer algunos valores topes para algunos ítems, los cuales no podrán ser excedidos por los proponentes a la hora de presentar sus ofertas. La inclusión que hace la entidad de valores que no deben ser excedidos por los proponentes al presentar sus ofertas no es una práctica generalizada ni obligatoria para todas las entidades, por cuanto la inclusión de estos ítems debe estar justificada en situaciones y eventos particulares de determinados procedimientos de contratación. Cuando las entidades estructuran el Formulario 1, incluyendo este tipo de ítems y justificando su decisión, los proponentes deben incluirlos dentro de la oferta económica sin exceder el valor que la entidad ha definido, so pena del rechazo de la propuesta.

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Oferta económica – Presentación

[…] la segunda hoja del Formulario 1 tiene el propósito de servir de instrumento para que los proponentes determinen su ofrecimiento económico, estando su estructura diseñada para procesos con forma de pago en precios unitarios. Esto debe aplicarse en concordancia con lo dispuesto en el numeral 4.1 del Documento Base, que establece que la entidad «debe configurar el formato de oferta económica que se encuentra en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, para que sea diligenciado por los Proponentes». A reglón seguido dispone la obligación de la entidad de poner a disposición de los proponentes los formularios de presupuesto oficial y oferta económica en formato Excel. En tales términos, la presentación de la oferta económica a través del Formulario 1 supone que las entidades adecuen el contenido de la segunda hoja para que esta pueda servir de instrumento para la presentación de la oferta económica, adecuación que consiste en hacerla coherente con el presupuesto oficial de la entidad, y que por lo tanto supone la inclusión en la segunda hoja de los ítems consignados en la primera. Así mismo deberá señalar la descripción y cantidades requeridas, de tal manera que el oferente, al valerse de la segunda hoja del Formulario 1 para presentar su oferta económica, solo tenga consignar el valor ofrecido para cada ítem y los porcentajes de A.I.U correspondientes, los cuales, de conformidad con lo señalado en el numeral 4.1.1. del Documento Base, no podrá sobrepasar el porcentaje total determinado por la entidad en la primera hoja del Formulario 1.

Además de lo anterior, los proponentes al presentar su oferta deberán ceñirse a las reglas para la presentación de oferta establecidas en los numerales 2.3, 2.3.2 y 4.1 Documento Base, así como observar el análisis de precios unitarios previamente publicado por la entidad valiéndose de las hojas 1 y 3 del Formulario 1, procurando no ofertar por encima de los valores tope establecidos por la entidad para algunos de los ítems. 

FORMULARIO 1 – Oferta económica – Presentación – Evaluación – Prevalencia del derecho sustancial

[…] es posible establecer que, ante la hipótesis de una oferta presentada en un documento distinto de la segunda hoja del Formulario 1, la entidad al momento de evaluar la oferta económica deberá valorar si, independientemente del documento en que esta haya sido presentada, se ajusta o no a las requerimientos mínimos con los que debe cumplir la oferta, es decir, si esta es coherente con los ítems establecidos por la entidad al publicar el Formulario 1 –hoja 1–, si realiza el ofrecimiento para cada de uno de estos, si establece o no un porcentaje A.I.U. para cada ítem, si lo ofrecido sobrepasa o no los valores tope establecidos por la entidad, y en general si el documento presentado cumple con los requisitos de la oferta económica en el correspondiente proceso de contratación. 

Lo anterior significa que la presentación de una oferta mediante la primera hoja del Formulario 1, en lugar de la segunda, prevalece la sustancia sobre la forma, siempre que lo consignado en la oferta económica cumpla con las reglas establecidas en el pliego de condiciones configurado por la entidad a partir del Documento Base, y sea coherente con el presupuesto oficial previamente publicado por esta conforme implica el uso adecuado de la primera hoja  del Formulario 1. Conforme a esto, las entidades estatales al momento de evaluar una oferta presentada en documento distinto de la segunda hoja del Formulario 1, deberán determinar si existe algún defecto sustantivo en cuanto a la presentación de la oferta que imposibilite ahondar en su evaluación en igualdad de condiciones con las ofertas presentadas por lo demás proponentes, independientemente de cual sea el nombre del documento presentado en el Sobre 2 como oferta económica.

FORMULARIO 1 – Causales de rechazo – Oferta económica – Sobre 2

En lo que respecta a las causales de rechazo establecidas en el numeral 1.15 del Documento Base de los «Documentos Tipo – Versión 2», es necesario aclarar que en ninguna de ellas se contempla algún supuesto de hecho consistente en la presentación de la oferta en un documento distinto del Formulario 1. Por tanto, ante la imposibilidad de incluir nuevas causales con fundamento en el principio de inalterabilidad, las entidades estatales deben evaluar en la presentación de la oferta económica la configuración de causales de rechazo del pliego, determinando en cada caso concreto si la situación evidenciada en la presentación de la oferta configura en estricto sentido alguno de los supuestos de hecho establecidos en las mismas, sin valerse de interpretaciones extensivas o finalistas . En todo caso, la posibilidad de evaluar una oferta presentada en un documento distinto de la segunda hoja del Formulario 1, deberá tener en cuenta la configuración de causales de rechazo que eventualmente impedirían evaluar la oferta. En efecto, por ejemplo, puede suceder que el oferente, además de errar en el uso del formulario, presente una oferta cuyo total exceda el valor del Presupuesto Oficial configurándose la causal de rechazo del literal M. También puede ocurrir que no se ofrezca el valor de un precio unitario –causal de rechazo del literal P¬– o que se oferte por encima del tope establecido la entidad –literal Q–, eventos que ameritarían el rechazo de la oferta y que incluso impiden la posibilidad de subsanarla.

Una de esas situaciones que imposibilitan evaluar la oferta económica presentada, consiste en la inclusión de información de la oferta económica en el sobre que no corresponde, según lo establecido en los parágrafos 2 y 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, adicionados por la Ley 1882 de 2018 , y regulados en los numerales 2.3, 2.3.1 y 2.3.2 del Documento Base. Esto dado que estas normas exigen que los documentos relacionados con la acreditación de los requisitos habilitantes se presenten en un sobre –Sobre 1–, y la oferta económica sea presentada en otro distinto –Sobre 2¬–. Lo anterior concuerda con la causal del literal X del numeral 1.15 del Documento Base que sanciona con el rechazo de la oferta el hecho de «Entregar la información de la propuesta económica en el sobre que no corresponda». Conforme a esto, independientemente de que el proponente haya usado o no la segunda hoja del Formulario 1 para elaborar su oferta, si este presenta el documento dentro del Sobre 1, en lugar del Sobre 2, se configurará la causal del literal X, la cual es objetiva. Esta causal no admite posibilidad de subsanación, por lo que la entidad deberá proceder a rechazar la oferta, al haberse incluido en el Sobre 1 la información concerniente a la oferta económica”.

«[…] A partir de la aplicabilidad de los pliego tipo de licitación pública para infraestructura de transporte v2, específicamente en la utilización del formulario 1-Presupuesto oficial y la forma en que este afecta en la forma en el que el proponente presenta su propuesta, dado que la hoja 1 del archivo de Excel llamado presupuesto oficial debe ser utilizado por la entidad para calcular el presupuesto del proceso y la segunda hoja de este archivo de Excel llamado propuesta económica, el cual debe ser utilizado por el proponente para presentar su oferta económica, surge la duda que pasaría si un proponente utiliza el formato de presupuesto oficial para presentar su propuesta y no el de propuesta económica ¿Estaría incurriendo en causal de rechazo V. al no presentar oferta económica, tal como lo especifica la forma de presentación de la propuesta en el sobre 2, donde es claro que el proponente de únicamente presentar en este sobre la oferta económica, y que la misma se realiza a partir del presupuesto oficial brindado por la entidad.? […]».

 

De conformidad con el parágrafo 7 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por la Leyes 1882 de 2018 y 2022 de 2020, y el artículo 2.2.1.2.6.1.2 del Decreto 1082 de 2015, los Documentos Tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, contienen parámetros de obligatoria observancia para las entidades estatales regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, así como para los proponentes en el desarrollo de procesos de contratación en los que se apliquen dichos documentos.             De acuerdo con esto y con la doble connotación del Formulario 1, así como las entidades están obligadas a usar la primera hoja de dicho formulario para estructurar el Presupuesto Oficial de la obra, a los proponentes les corresponde usar la segunda hoja del mismo para presentar su oferta económica.

            Sin embargo, el hecho de que se presente una oferta en un documento distinto de la segunda hoja del archivo–PROPUESTA ECONÓMICA– de Excel en que consiste el Formulario 1, no constituye en sí mismo un motivo para rechazar la oferta. En este caso, en aplicación del principio constitucional de prevalencia de lo sustantivo sobre lo formal, la entidad estatal deberá determinar si la oferta cumple con los requisitos del respectivo proceso de contratación, tanto en su contenido, como en lo referente a su presentación. De cumplirse con esto la entidad deberá proceder a evaluar la oferta sin que sea necesario requerir su subsanación. Concepto CCE. Documentos tipo. Presupuesto oficial. Oferta económica. Presentación. Sobre 2. 

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